ToDoリストの心理的問題とデメリット

ToDoリストには３つの大きな心理的問題があります。

これらは、人間の自然な感覚によってどうしても起きてしまうため、避けることが難しい問題です。

では、どのように工夫すればよいのでしょうか？

ToDoリストの問題点

ToDoリストだけでは、それぞれの所要時間がはっきりとわかりません。

リストの項目が増えてくると、数分でサッと完了できることに先に取り掛かり、時間が長く掛かりそうな項目を放置しがちになります。

これが原因で、世の中のToDoリストの４割は未完のまま終わると言われています（iDoneThisの調査）。

人間は、「緊急の仕事」と「重要な仕事」の区別がつきません。緊急性があるほうを優先して急いで取り掛かかり、重要度が高いほうを無視する傾向があります。

１週間後の大きな金額が動く商談に向けての準備よりも、明日の会議の資料作りや目の前の人に頼まれるコピーをつい優先してしまう、ということです。

優先順位をつけてやっているつもりでも、知らず知らずのうちに「重要度より緊急度」を優先して行動してしまいます。

仕事以外の重要なものの例として、病気の検査などがそれにあたります。がん検診など重要なものをうっかりすっぽかしてしまうようなケースです。

子育て中だったり、日常的な家事に忙殺されているときは注意が必要です。

人間は、終わっていない業務はどうしても頭から離れなくなってしまう傾向があります。

これは心理学で「ツァイガルニク効果」といいます。ToDoリストの中で達成したことよりも、達成できなかったことのほうがよく覚えているのです。

ひどくなると気になって夜眠れなくなることも。自分が神経質で気にしいだという自覚がある人はとくに気をつけたほうが良いでしょう。

やるべき仕事はToDoリストを作って書き込むのではなく、「予定表」として手帳やカレンダーアプリなどに書いてしまうほうが良いでしょう。

重要なのは、「最終的に成し遂げることは何か」です。そこから逆算して行動する習慣を身につければ、ToDoリストに列挙される小さな仕事に支配されることはなくなるはずです。

予定表に沿って行動することで得られるメリットは以下のようなものがあります。

この中でも心理的ストレスから開放される点はとくに重要です。

「仕事がいつ完了するのか」を予定表に書き込むことによってツァイガルニク効果が消えることが、フロリダ州立大学の研究によってわかっています。

たとえ実際に作業が終わっていなくても、終わる予定を立てるだけで、心理的ストレスが消えてしまうのです。

仕事の予定を自分の頭の中だけで抱えていたり、いつ終わるかわからない状態でToDoリストに書き込まれている、という状況が非常にストレスフルであることがわかります。

外部に吐き出すことの効果は思いの外大きいのです。

予定を簡単に変えない、ということも重要なポイントです。スケジュールどおりにことが進んでいくのは精神的な安定をもたらしてくれるからです。

他人からの依頼でポンポン予定を変えていたのでは、ToDoリストで小さな仕事を小刻みにこなすのと変わりありません。

自分から主体的に予定を組み立てて、急な変更を強いられたときは「本当に予定を変えるほどの仕事なのか」をよく考える癖をつけましょう。

もちろん、予め柔軟に対応できる余裕を持った予定を作ることは大前提です。

大枠から入ること、重要な問題はなにかを常に意識して予定を組んでみましょう。